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Téléphonie hébergée IP : six avantages et quatre pièges à éviter

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20 septembre 2023

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En 2023, 74 % des entreprises disent que le système de téléphonie infonuagique est leur priorité d’investissement la plus urgente. C’est pour ça qu’on entend de plus en plus parler de téléphonie infonuagique et de téléphonie hébergée IP, qui sont des concepts similaires. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Et est-ce pertinent pour votre entreprise ? Comment bien faire le saut ? Pour vous aider à démystifier tout ça, on a relevé six avantages de la téléphonie hébergée IP et quatre pièges à éviter pour bien réussir sa migration.

Qu’est-ce que la téléphonie hébergée IP ?

C’est un système téléphonique qui fonctionne par connexion Internet. C’est comme si vos conversations étaient transportées dans un nuage (d’où le « cloud »), au lieu de passer par des fils physiques comme les téléphones traditionnels. Vous branchez vos téléphones sur votre réseau Internet existant au lieu de les connecter à une ligne fixe. Il est donc important d’avoir un bon fournisseur Internet afin de disposer d’une bonne qualité audio et d’éviter les coupures d’appels. Et vous gérez tout ça facilement via un tableau de bord.

Les six avantages de la téléphonie hébergée IP

La téléphonie hébergée IP est de plus en plus adoptée par les entreprises de toutes tailles en raison de ses avantages et de sa facilité de gestion.

1. Mise en fonction personnalisée

Dès le départ, la mise en fonction des services est adaptée à la réalité de votre entreprise. Un spécialiste et un technicien se déplaceront pour s’assurer que vos services s’adaptent à vos besoins et que l’installation soit optimale.

2. Réduction des coûts

Aucuns frais de maintenance, aucune facture imprévue. N’hésitez pas à communiquer avec votre fournisseur Internet pour faire une simulation de coûts et comparer avec vos coûts actuels.

3. Centralisation des fonctionnalités

Avoir la téléphonie hébergée IP, c’est comme avoir une mini centrale téléphonique avec plus d’une trentaine de fonctions qui optimisent votre efficacité.

Réponse vocale intéractive
Musique en attente
Sonnerie séquentielle
Boîtes vocales personnalisées
Composition de postes

4. Système flexible et agile

Le système de téléphonie hébergée IP peut facilement s’adapter à la croissance de votre entreprise. Vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs et des fonctionnalités selon vos besoins sans avoir à investir dans de nouvelles infrastructures. Par exemple, si votre volume d’appels augmente pendant une période de l’année, vous pouvez ajouter des lignes, et les retirer lorsque le volume reviendra à la normale. Le plus beau dans tout ça, c’est que vous n’avez pas besoin d’être expert en informatique pour le faire.

5. Travail à distance

Vos employés peuvent accéder au système téléphonique de votre entreprise depuis n’importe où avec une connexion Internet, et ce, via une application. Permettez-leur de travailler à distance sans perdre de fonctionnalités. C’est la solution parfaite pour optimiser le télétravail.

6. Sauvegarde des données

Habituellement, votre fournisseur de téléphonie hébergée IP gère la sauvegarde des données et offre des options de reprise après une situation désastreuse. Ça signifie que vos données de communications sont en sécurité et que vous pouvez rapidement récupérer votre système en cas d’incident. Demandez à votre fournisseur si un tel service est offert dans votre forfait.

Bref, la téléphonie hébergée IP offre de nombreux avantages pour une entreprise. Elle améliore la communication, la flexibilité, l’évolutivité et la gestion des coûts, tout en offrant un accès à des fonctionnalités avancées.

Les quatre pièges à éviter pour réussir sa migration :

Avec toute nouvelle technologie viennent des pièges à éviter. Lors de la migration de votre compagnie vers la téléphonie hébergée IP, il y a des erreurs à ne pas faire pour assurer une transition réussie.

1. Ne pas bien évaluer ses besoins

Avant de migrer, prenez le temps de bien évaluer vos besoins en communication. Choisissez un forfait qui offre les fonctionnalités nécessaires, sans payer pour des fonctionnalités qui vous seront inutiles.

2. Ne pas planifier la migration

Planifiez bien la migration pour éviter les interruptions de service. Faites les vérifications requises avec votre ancien fournisseur afin de connaître les procédures à suivre pour assurer un transfert de vos services sans anicroche.

3. Ne pas former vos employés

N’oubliez pas de prendre le temps de former vos employés. Une nouvelle technologie peut nécessiter une période d’adaptation. Formez-les à l’utilisation du nouveau système pour maximiser son efficacité et la productivité de votre équipe.

4. Négliger le choix du fournisseur

Assurez-vous que votre fournisseur de service de téléphonie hébergée IP est bien à l’écoute de vos besoins, qu’il est en mesure d’établir le service adapté à votre entreprise et que son équipe sera disponible pour vous quand vous en aurez besoin.

Utiliser une téléphonie hébergée IP pour votre entreprise vous permet d’avoir une plus grande autonomie et une plus grande agilité dans vos communications au quotidien, en plus d’augmenter votre efficacité.
Pour plus d’informations ou pour poursuivre la conversation sur le sujet, n’hésitez pas à contacter votre directeur de compte local Cogeco Affaires.