Productivité

7 conseils pour optimiser la gestion de vos courriels

Par

26 janvier 2022

2445

Des courriels mieux gérés pour une meilleure efficacité au travail

Bien que le courrier électronique soit un outil de communication essentiel à toute entreprise, le désordre peut très vite prendre le dessus dans nos boîtes de réception. De plus, la gestion d’une boîte de réception désordonnée pendant la journée de travail peut être contre-productive. En effet, 53 % des travailleurs interrogés déclarent que les courriels les gênent dans leur travail et 60 % affirment que le temps qu’ils consacrent aux courriels pourrait être utilisé de manière plus productive¹. En apprenant à ordonner votre boîte de réception, vous et vos employés pourrez gagner en productivité tout au long de la journée.

Jetez un coup d’œil à nos conseils :

1. Consultez votre boîte de réception moins souvent

Consulter fréquemment votre boîte de réception peut vous faire perdre du temps de travail et interrompre votre rythme de croisière. Essayez de vous réserver 2 à 3 plages horaires par jour — une demi-heure le matin et une autre demi-heure l’après-midi ou le soir — pour limiter les interventions². En passant moins de temps à consulter vos courriels, vous aurez plus de temps à consacrer à vos activités professionnelles, et maintiendrez votre productivité sans nuire à vos communications par courriel.

2. Ne conservez que les messages importants

Il pourrait être tentant de créer plusieurs catégories et dossiers pour mieux organiser votre boîte de réception. Cependant, vous finirez par passer plus beaucoup de temps à classer chaque courriel dans le bon dossier. Simplifiez cette démarche en divisant votre boîte de réception en deux groupes : les courriels non lus et les courriels importants³. Créez une seule archive pour tous vos courriels importants, et laissez les courriels non lus dans votre boîte de réception pour vous permettre de les traiter au moment voulu. Cette méthode plus simple minimisera le temps que vous passez à la lecture des courriels, tout en améliorant votre efficacité.

3. Utilisez la barre de recherche de votre boîte de réception

Pour utiliser votre barre de recherche optimalement, essayez de taper ces mots-clés pour trouver rapidement le message que vous recherchez :

Le nom ou adresse électronique de l’expéditeur
Le texte figurant dans l’objet ou le corps du message
Le type de fichier de toute pièce jointe au courriel (PDF, Zip, JPEG, etc.)3

4. Répondez dès que possible

Il est toujours préférable de répondre aux courriels importants le plus tôt possible. Plus vous attendez, plus vos courriels risquent de s’accumuler et vous passerez plus de temps à les traiter par la suite.

5. Supprimez tout ce qui date de plus d’un mois

Il est probable que tous les messages que vous n’avez pas archivés et qui sont datés de plus de 30 jours ne soient plus utiles. Si vous avez beaucoup de ce type de courriel, les supprimer un à un pourrait vous demander trop de temps. Essayez plutôt ces astuces pour les supprimer d’un seul coup :

6. Évitez d’employer votre boîte de réception pour gérer vos tâches

N’utilisez pas votre boîte de réception comme un outil de gestion des tâches pour vous-même ou vos employés. Votre boîte de réception n’est pas conçue à cet effet. Si vous l’utilisez comme outil de gestion de tâches, vous risquez de passer beaucoup plus de temps à organiser vos courriels qu’en employant un logiciel conçu à cette fin.

7. Engager un adjoint virtuel

Si vous n’avez pas le temps de tester l’un de nos conseils, ou si vous les avez testés, mais que vous passez encore trop d’heures à gérer votre boîte de réception, songez à engager un adjoint virtuel (AV). Un AV qui gère votre boîte de réception et l’organise en fonction de vos besoins, vous permet de vous concentrer sur vos obligations quotidiennes. De plus, les AV fournissent également d’autres services administratifs tels que la prise de rendez-vous, les appels, la comptabilité et l’organisation de voyages. Faire appel à un de ces professionnels peut être la bonne solution pour vous si vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre de passer du temps à vérifier votre boîte de réception. Du même coup, vous disposerez d’un assistant qui sera en mesure de répondre à d’autres besoins administratifs.

Grâce à nos conseils, vous êtes prêt à passer le moins de temps possible à gérer votre boîte de réception de courriels, ce qui vous permet de consacrer le reste de votre journée de travail à des occupations plus pressantes. Si vos employés appliquent eux aussi ces stratégies, le nombre d’heures qu’ils passeront à consulter leur boîte de réception diminuera certainement.

^{https://www.workfront.com/blog/10-email-hacks-that-will-save-your-sanity-state-of-enterprise-work-report-2017-2018 (en anglais)}
^{https://www.linkedin.com/pulse/10-tips-clean-inbox-tanja-koehler-online-business-manager/ (en anglais)}
^{https://www.entrepreneur.com/article/354932 (en anglais)}

Des courriels mieux gérés pour une meilleure efficacité au travail

1. Consultez votre boîte de réception moins souvent

2. Ne conservez que les messages importants

3. Utilisez la barre de recherche de votre boîte de réception

4. Répondez dès que possible

5. Supprimez tout ce qui date de plus d’un mois

6. Évitez d’employer votre boîte de réception pour gérer vos tâches

7. Engager un adjoint virtuel

ARTICLES CONNEXESPLUS DE L'AUTEUR

Comment votre entreprise peut-elle bénéficier de ChatGPT et de l’IA

Huit avantages de l’informatique en nuage pour petites entreprises

Faire de la santé mentale des entrepreneurs de PME une priorité

ARTICLES CONNEXES PLUS DE L'AUTEUR