Conseils d’affaires

4 astuces pour faciliter votre transition vers le travail hybride

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9 septembre 2021

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Le travail hybride devient progressivement une réalité pour les travailleurs dans les régions où les restrictions imposées en raison de la pandémie ont été assouplies. Cependant, les employés ont l’habitude de travailler à distance, et un passage soudain et non planifié au modèle hybride peut conduire à davantage de cas d’épuisement professionnel¹. Comment faire en sorte que cette transition se fasse en douceur ? Voici quelques astuces et outils pour que vos équipes puissent s’épanouir dans un modèle de travail hybride.

1. Mettre en place un plan de transition bien défini

Après plus d’un an de travail à distance, le passage à un modèle de travail hybride représente un changement significatif pour vos travailleurs. Selon une étude menée à l’échelle mondiale, 70 % des travailleurs souhaitent faire partie des effectifs de travailleurs dits « hybrides ».² Cependant, pour s’assurer qu’ils s’épanouissent dans un tel modèle de travail, il vous faut planifier la transition de manière à ce qu’elle se fasse en douceur.

Lors de la planification, tenez compte des éléments suivants :

Planifiez la transition.
Déterminez quand, combien et quels employés retourneront sur votre lieu de travail.
Assurez la sécurité de votre lieu de travail.
Veillez à ce que votre milieu de travail réponde aux plus récentes normes sanitaires visant à protéger les clients et les employés pendant la pandémie.
Ayez un œil sur vos travailleurs en présentiel.
Pour organiser vos effectifs et éviter que vos lieux de travail soient surpeuplés (ou inoccupés), il est essentiel de déterminer quotidiennement qui sera sur place et qui travaillera à distance. Les équipes qui bénéficient le plus des outils disponibles sur place devraient avoir la priorité sur celles qui sont plus efficaces à distance.

Faites le bilan de vos outils de travail.
Vérifiez si vous pouvez utiliser vos outils et processus actuels pour favoriser la collaboration entre les télétravailleurs et les employés en présentiel. S’il y a des manques, commencez à chercher des solutions.
Faites connaître votre plan. Déterminez quand et comment votre plan sera communiqué, afin que tous sachent ce qu’il faut faire et à quoi s’attendre pendant la transition.

En informant les travailleurs du processus de transition et en les tenant au courant des évolutions, vous éviterez qu’ils soient perturbés par un soudain bouleversement de leurs habitudes.

2. Adaptez le milieu de travail

Avant la pandémie de la COVID-19, les employés étaient généralement tenus d’être présents sur le lieu de travail pendant les heures de travail. À présent, les lieux de travail sont destinés à répondre à des besoins professionnels spécifiques que le télétravail ne peut pas entièrement satisfaire. En général, les activités telles que la collaboration en équipe, les séances de travail et les interactions sociales sont plus faciles à réaliser et de meilleure qualité lorsqu’elles se déroulent en personne.

Réfléchissez à ce que vos travailleurs font sur leur lieu de travail et qu’ils ne peuvent pas faire plus efficacement à distance. Par exemple, si une grande partie de vos activités repose sur la communication et la collaboration entre les équipes et les clients, adapter votre lieu de travail à ces besoins permettra de tirer parti des atouts propres à ce lieu. Voici quelques-uns des avantages :

Votre équipe utilisera des appareils qui ont été autorisés pour votre milieu de travail.
Vous aurez un meilleur contrôle des éléments d’arrière-plan pour les vidéoconférences avec les clients et de la qualité audiovisuelle de ces rencontres.
Si vous investissez dans un réseau puissant et rapide pour votre lieu de travail, vous n’aurez pas à vous soucier de la fiabilité de la connexion Internet d’un employé.
Vous saurez exactement de quelles ressources disposeront vos employés pour accueillir des clients lors de réunions en personne.

En somme, un lieu de travail adapté au travail en mode hybride vous permettra de tirer parti de qualités que le télétravail ne peut offrir.

3. Assurez-vous que vos équipes puissent communiquer de façon continue

Dans un modèle de travail hybride, il faut faire davantage d’efforts pour s’assurer que les télétravailleurs aient le sentiment d’être en contact avec le reste de l’entreprise. L’un des plus grands défis que pose ce type de fonctionnement est de veiller à ce que le personnel ne soit pas divisé en deux groupes, le premier travaillant au bureau et le second à distance. Le fait de maintenir ces groupes connectés atténuera les sentiments d’isolement entre les deux groupes.

Cette situation peut facilement être évitée en investissant dans des outils de collaboration en nuage qui prennent en charge les communications unifiées. La communication en nuage se révèle plus économique à long terme que les services téléphoniques professionnels traditionnels, tout en constituant une formule simple pour rassembler les travailleurs en mode hybride sur tout type d’appareil. Voici quelques façons d’utiliser les communications unifiées pour connecter vos équipes :

Tenez toutes les réunions de l’entreprise en ligne.
Cela permet à tous les employés de rester informés des mises à jour ou des changements.
Accueillez les nouvelles recrues où qu’elles se trouvent.
Organisez des réunions en tête-à-tête avec les nouvelles recrues, quel que soit leur lieu de travail.
Organisez aussi des activités sociales en mode hybride.
Les réunions informelles de l’entreprise peuvent avoir une composante virtuelle pour inclure les télétravailleurs.
Exploitez le stockage en nuage.
Le recours à un système d’archivage en ligne est essentiel. Les fichiers et documents de travail sont ainsi partagés et accessibles de partout.
Collaborez avec vos cadres.
Découvrez comment leurs équipes peuvent collaborer plus efficacement, où qu’elles se trouvent.

4. Sécurisez votre entreprise

Une fois le plan de transition vers un modèle de travail en mode hybride établi, votre priorité consiste à protéger votre entreprise des potentiels cyberdangers. Il est crucial que toute collaboration effectuée sur le nuage soit à l’abri des cybermenaces, et plus encore comme ces risques sont actuellement à la hausse⁴.

Autoriser vos travailleurs à utiliser leurs propres appareils pour le travail à distance engendre également des défis en matière de sécurité. Voici comment sécuriser votre entreprise.

En résumé : Adopter un modèle de travail hybride ne pose aucun problème si la planification et les outils adéquats sont mis en place. Communiquez votre plan à chaque travailleur, optimisez vos activités en fonction des nouvelles directives en matière de sécurité, assurez la communication entre les travailleurs et l’entreprise et soyez au fait des plus récentes pratiques en matière de cybersécurité.

Une connexion réseau fiable et des outils de collaboration infonuagique permettront à vos équipes en mode hybride de travailler de partout et en tout temps avec succès.

Sources (en anglais):

1. https://www.gartner.com/smarterwithgartner/hr-should-watch-out-for-3-challenges-driving-remote-work-fatigue/

2. https://www.jll.co.uk/content/dam/jll-com/documents/pdf/research/jll-reimagining-human-experience-11-2020.pdf

3.https://www.salary.com/news-and-events/83-percent-of-employees-would-leave-job-if-compensated-less-for-remote-work/

4.https://www.interpol.int/en/News-and-Events/News/2020/INTERPOL-report-shows-alarming-rate-of-cyberattacks-during-COVID-19

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